6 dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho

Muitas vezes ao olhar uma pessoa com a agenda lotada pensamos: “nossa, como essa pessoa é produtiva!”, mas será que é mesmo? Uma pessoa atarefada pode estar bem longe de ser produtiva. A produtividade, segundo o dicionário online Priberam, é a relação entre o que é produzido e os meios aplicados na produção. Perceba que para que haja produtividade é necessário que a ação seja produzida, ou seja concluída. Seguindo este raciocínio, é possível que existam pessoas cheias de tarefas e quase nada produtivas. Por isso, separamos 6 dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho!

Preste bastante atenção neste exemplo prático e avalie se isso também acontece com você. Ana é empresária e tem uma loja de moda infantil. Na última sexta-feira, ela tinha os seguintes compromissos anotados em sua agenda: 

• 7:00 às 8:00 – Academia
• 9:30 às 10:30 – Reunião online com fornecedor de pijamas
• 11:00 às 12:00 – Reunião com a equipe de marketing
• 12:00 às 12:30 – Aprovar conteúdo para as redes sociais
• 12:30 às 13:00 – Almoço/reunião no escritório
• 13:30 às 16:00 – Trabalhar na loja (ver estoque, observar como as vendedoras atuam)
• 16:30 às 18:00 – Enviar documentos pessoais e da empresa para a contabilidade
• 18:30 – Consulta Médica
• 19:30 – Pilates

Bom, se você observar, Ana tem um dia super lotado, não é mesmo? Mas se dissermos que de todos estes afazeres ela não foi à academia porque não acordou a tempo. Participou da reunião com o fornecedor, mas chegou atrasada 20 minutos e não conseguiu falar tudo o que precisava. Cancelou a reunião com o marketing e aprovou 50% dos conteúdos para as redes sociais. Cumpriu com louvor o almoço/reunião com a secretária. Foi para a loja, mas passou 2 horas no telefone com a mãe conversando sobre a família e a festa de casamento da prima. Organizou apenas os documentos pessoais e sequer conseguiu enviar para a contabilidade. Remarcou a consulta médica e não foi ao pilates porque saiu para jantar com as amigas.

Repare que Ana passou o dia ocupada, mas não foi produtiva. Então se houve alguma identificação entre a sua rotina e a dela não se preocupe, nós vamos te ajudar! Vamos agora às 6 dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho, e a 5ª dica é a que mais gera resultados!

Dica de produtividade 1: Planejamento

Ana começou certo, mas desandou no meio do caminho. O planejamento é muito importante, primeiro porque você consegue de fato visualizar o que deve ser feito, segundo porque caso seja necessário alterar alguma tarefa, é mais fácil reagendá-la para um dia menos cheio e, terceiro, existe uma satisfação em identificar que a tarefa foi cumprida.

Então tenha uma agenda bem elaborada, com todos os seus compromissos e notas/observações descritos. Essa agenda pode ser online ou de papel. 

Nós utilizamos estas dicas para que nossa equipe também se torne produtiva. Para garantir a produtividade da equipe, gostamos de trabalhar a ferramenta Trello, que disponibiliza o quadro de tarefas e permite o gerenciamento pelos supervisores.

O melhor planejamento é aquele que funciona para você e para o seu time!

Dica de produtividade 2: Uma tarefa por vez

Se Ana optasse por diluir suas tarefas ao longo da semana, certamente conseguiria ser mais produtiva. Procure realizar uma tarefa por vez, sem pular etapas ou processos. Assim, a qualidade do seu trabalho será garantida.

Em média, um ser humano adulto consegue manter sua atenção plena por 7 a 10 minutos. Olhando por este prisma, imagine Ana aprovando os conteúdos das redes sociais e checando as mensagens que chegavam no grupo das amigas em seu WhatsApp. Dos 30 minutos reservados para esta tarefa, 15 foram de fato para a tarefa e os outros 15 foram dedicados ao que não era tão importante assim, resultado ela não cumpriu a tarefa.

Resista à síndrome de super homem ou super mulher, dedique-se a uma tarefa por vez, focando no que mais importa no momento.

Dica de produtividade 3: Trabalhe com prazos

Os prazos, ao contrário do que muitas pessoas pensam, não são carrascos e geradores do stress diário na vida de um profissional, pelo contrário, eles atuam como limitadores e como gostamos de dizer por aqui, impulsionadores de qualidade.

Através de uma data/horário pré-determinada(o) para o cumprimento de uma tarefa as chances de que ela seja executada com o máximo de qualidade são exponencialmente aumentadas.

É claro que tudo deve respeitar o equilíbrio e o bom senso. Se você ama prazos, parabéns! Se você os odeia, te desafiamos a olhar para eles com os olhos da produtividade.

Dica de produtividade 4: Saiba quando você é mais produtivo

Não entendeu muito bem a dica apenas lendo o subtítulo? É simples, cada um de nós temos um turno do dia em somos mais ou menos produtivos. Algumas pessoas, estão fervilhando de ideias e super dispostas para trabalhar pela manhã/tarde já outras, sentem o cérebro acordar às 18:00 h.

Respeite o seu relógio biológico e escolha as tarefas que exigem mais no seu melhor horário!

Dica de produtividade 5: O mais chato tem prioridade

Se você leu a introdução e correu aqui para ler a quinta dica, agiu impulsionado pela curiosidade… mas não tem problema porque de todas, realmente ela é a que faz a produtividade de uma pessoa ser estimulada.

Comece sempre a executar suas tarefas por aquela que menos gosta de fazer ou que exigem mais da sua inteligência e concentração. Isso é um fato comprovado por todos os nossos experientes executivos, a sensação de cumprir aquela função mais “chata” ou “difícil” não tem preço.

Com o passar do dia, o cansaço, estresse e imprevistos fazem aquelas tarefas menos agradáveis serem procrastinadas para depois e depois, então, a melhor dica é encará-las antes de todas as outras.

Dica de produtividade 6: Faça pausas

Essa é uma dica super importante. Se você percebe que chegou ao ápice do cansaço ou alguma situação externa trouxe a irritação máxima, não exite em fazer uma pausa.

Esta paradinha de 10/15/30 minutos é fundamental para refrigerar o seu cérebro. Seja para tomar café, água ou chá. Fazer aquela ligação rápida, conversar um assunto aleatório com um colega ou até mesmo dar uma volta na rua, a pausa é fundamental para a sua produtividade.

O cérebro organiza de volta as ideias e restabelece seu ritmo normal. A prática da meditação, especialmente a técnica do mindfulness pode ser uma excelente facilitadora para estes momentos. Só tome muito cuidado para não entrar no vórtice das redes sociais nesse período e perder a hora assistindo vídeos de gatinhos fofos!

Concluindo…

Tornando sua rotina mais produtiva, você faz mais em menos tempo, liberando oportunidades para encontrar seus amigos, fazer uma atividade que você gosta ou apenas descansar sem a culpa de ter deixado de fazer tarefas importantes!

Então agora é com você. Coloque em prática o que aprendeu e conte para nós o que achou das nossas 6 dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho.